Événement d’entreprise : les bonnes pratiques de communication

Une salle de spectacle vide dans l'attente d'un événement d'entreprise. HCG Communication

Vous organisez un événement d’entreprise pour valoriser vos équipes, recevoir vos clients, vos fournisseurs ou même le grand public ? Qu’il soit interne ou externe,  la communication de ce temps fort sera rythmée par trois phases principales. La créativité est plus que bienvenue pour organiser et valoriser un événement d’entreprise. Cependant quelques bonnes pratiques professionnelles ont fait leur preuve. Parcourons ensemble les musts de la communication événementielle.

Communiquez avant votre événement d’entreprise

L’objectif : faire connaitre l’existence ou la nouvelle édition de votre événement d’entreprise. Mieux encore, susciter le désir de vos publics d’y participer.

Un calendrier éditorial (en mode rétroplanning) s’impose pour planifier et concevoir vos prises de paroles, auprès de vos différentes cibles. Grâce à un « save the date », vous les inviterez à réserver la date de votre future manifestation. Vous associerez ce teaser accrocheur à un visuel dédié à l’événement et déclinable sur tous vos supports de communication. L’originalité est de mise pour cet exercice : faites preuve de créativité !

Peu à peu, vous dévoilerez le programme de votre événement via différents canaux, plébiscités par vos publics.  Votre site web, les réseaux sociaux ou votre chaine YouTube peuvent en faire partie. Vous proposerez un rendez-vous régulier à vos publics et les inciterez à s’inscrire le moment venu.

Des intervenantes ou intervenants de qualité peuvent également vous aider à susciter l’adhésion de vos cibles. Enfin, un communiqué de presse adressé à des journalistes sélectionnés peut accroitre la visibilité de votre événement auprès de publics externes.

Communiquez pendant votre temps fort

Le jour de votre événement d’entreprise est arrivé. Votre mission consiste à répondre et même à dépasser les attentes des participantes et participants. Une organisation et une signalétique irréprochables s’imposent pour fluidifier les déplacements et assurer la satisfaction de vos publics.

Car le graal de toute manifestation (y compris professionnelle) consiste à susciter de l’émotion et d’offrir des moments de partage. Qu’il s’agisse de renforcer l’adhésion à votre organisation ou à ses services ou de renforcer le sentiment d’appartenance de vos équipes.

Tout au long de votre événement professionnel, réalisez des publications régulières sur les réseaux sociaux. Elles permettront aux publics absents de suivre son déroulement et attesteront de la réussite de votre temps fort.

Pensez également à communiquer, aux participantes et participants, le hashtag que vous aurez créé pour l’occasion. Repris par leurs soins, il les transformera en ambassadeurs et ambassadrices de votre manifestation.

Si votre budget le permet, mandatez un(e) photographe et/ou un(e) vidéaste pour immortaliser votre événement institutionnel.

Enfin, un petit cadeau souvenir fabriqué en France (évidemment !) ravira certainement la plupart de vos publics.

Communiquez après votre événement d’entreprise

C’est le clap de fin de votre événement professionnel ? De nouvelles actions de communication prolongeront son empreinte dans l’esprit des participants et participantes.

Rapidement adressé à chacun et chacune, un remerciement est toujours apprécié. Encore davantage, lorsqu’il s’accompagne de photos à télécharger.

Grand classique  des rédactionnels « un retour sur »  fera revivre votre temps fort et ses points marquants à vos publics. Proposé sur les réseaux sociaux, il généra leurs retours positifs.

Vous avez demandé à votre vidéaste d’interroger quelques participants et participantes « à chaud ». Avec leur accord, partagez leurs témoignages sur l’ensemble de vos canaux de communication. Recueillez leurs verbatim et disséminez-les sur vos supports de communication.

Vous avez organisé un événement d’entreprise à destination de vos collaborateurs et collaboratrices ? Une évocation détaillée dans votre journal interne s’impose. Revivre les moments partagés, raviver le sentiment d’appartenance, valoriser les organisateurs : les angles et objectifs de communication sont nombreux.

Et pour conclure ? Donnez rendez-vous à vos publics, pour de nouveaux temps forts et tenez votre promesse !

Vous avez besoin d’aide pour communiquer sur votre événement professionnel interne ou externe ? Je suis à votre écoute !

 

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